VKTORIA GROUP S.A.S. (en adelante también denominada “VKTORIA”, “la Compañía”, “la Agencia” o “el Prestador”), sociedad por acciones simplificada legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902.023.607-1, con domicilio principal en la Avenida 3EN # 59-130, Conjunto Quintas de Toledo, Cali, Valle del Cauca, representada legalmente por el señor BRYAN ALEXANDER CAÑÓN ROJAS, identificado con cédula de ciudadanía número 1.144.044.081, expide el presente documento con el propósito de establecer el marco regulatorio aplicable al uso del portal web vktoria.co, a la prestación de sus servicios profesionales y al tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de su objeto social.

El presente documento constituye un acuerdo legalmente vinculante entre VKTORIA y toda persona natural o jurídica que: (i) acceda, navegue o utilice el portal web vktoria.co; (ii) diligencie formularios de contacto, brief o cualquier otro mecanismo de captura de información; (iii) contrate o solicite cotización de los servicios profesionales ofrecidos por la Compañía; o (iv) suministre datos personales por cualquier medio.

La aceptación de los presentes términos se entiende otorgada de manera expresa al diligenciar formularios, suscribir propuestas comerciales, realizar abonos a cuenta de proyectos, o de manera tácita al hacer uso continuado del portal web. Quien no esté de acuerdo con lo aquí dispuesto deberá abstenerse de utilizar los servicios y el portal.

MARCO NORMATIVO APLICABLE

El presente documento se rige por la legislación colombiana, en especial por las siguientes normas: Constitución Política de Colombia; Código Civil y Código de Comercio; Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor); Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (Régimen General de Protección de Datos Personales); Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico y Firmas Digitales); Ley 23 de 1982 y Decisión Andina 351 de 1993 (Derechos de Autor); Ley 256 de 1996 (Competencia Desleal); y demás normas concordantes y complementarias.

DEFINICIONES

Cliente: persona natural o jurídica que contrata cualquiera de los servicios prestados por VKTORIA mediante la suscripción de propuesta comercial, orden de servicio o realización de abono inicial.

Usuario: persona natural o jurídica que accede al portal web vktoria.co con o sin fines de contratación.

Proyecto: conjunto de actividades, entregables y servicios pactados entre VKTORIA y el Cliente, documentados en propuesta comercial aceptada.

Brief: documento o formulario mediante el cual el Cliente o prospecto suministra a VKTORIA la información necesaria para estructurar una propuesta de servicios.

Discovery: reunión o serie de reuniones de descubrimiento técnico y comercial sostenidas entre VKTORIA y el prospecto o Cliente, orientadas a comprender el alcance del proyecto.

Hito: etapa contractualmente definida del proyecto cuya finalización dispara una obligación de pago por parte del Cliente.

Canal Oficial: se entiende como tal el correo electrónico corporativo registrado en la propuesta comercial, siendo este el único medio con plena validez probatoria para efectos contractuales. Los demás canales (WhatsApp, llamadas telefónicas, reuniones virtuales) tienen carácter complementario y no oficializan acuerdos por sí solos.

LÍNEAS DE SERVICIO

VKTORIA presta servicios profesionales en las siguientes tres (3) líneas, a las cuales aplica integralmente el presente documento:

• Consultoría técnica en transformación digital.
• Procesos de automatización con Inteligencia Artificial.
• Desarrollo de software a medida bajo demanda.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes que regulan el régimen general de protección de datos personales en Colombia, VKTORIA GROUP S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, adopta la siguiente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

18. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: VKTORIA GROUP S.A.S.

NIT: 902.023.607-1

Domicilio: Avenida 3EN # 59-130, Conjunto Quintas de Toledo, Cali, Valle del Cauca, Colombia

Representante legal: Bryan Andrés Cañón Rojas, C.C. 1.144.044.081

Correo electrónico para asuntos de protección de datos: datos@vktoria.co

Portal web: vktoria.co

19. DEFINICIONES APLICABLES

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación sexual, datos de salud, biométricos, etc.).

Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).

Responsable: VKTORIA GROUP S.A.S., quien decide sobre el tratamiento.

Encargado: persona que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable (p. ej., proveedores de hosting, CRM, herramientas cloud).

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.

20. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO

VKTORIA aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

21. DATOS RECOLECTADOS

VKTORIA recolecta y trata las siguientes categorías de datos personales a través de los formularios de contacto, brief, reuniones de discovery, propuestas comerciales, ejecución de proyectos y demás canales habilitados:

• Datos de identificación: nombre completo, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento (cuando aplique).
• Datos de contacto: dirección, ciudad, país, correo electrónico, teléfono fijo o móvil.
• Datos profesionales y de la organización: cargo, empresa, sector, tamaño, NIT, dirección comercial.
• Información del proyecto: objetivos comerciales, presupuestos, estrategias, requerimientos técnicos, información estructural del negocio del Cliente, accesos técnicos delegados, información competitiva.
• Datos transaccionales: información necesaria para facturación, soportes de pago, comprobantes (sin almacenamiento de datos completos de tarjetas de crédito o débito).
• Datos de navegación: direcciones IP, cookies técnicas, tiempo de permanencia, páginas visitadas, navegador, dispositivo, geolocalización aproximada.

VKTORIA no recolecta de manera regular datos sensibles. En el evento excepcional en que el desarrollo del proyecto requiera el tratamiento de datos sensibles, se solicitará autorización previa, expresa, informada y escrita del titular, y se aplicarán medidas reforzadas de seguridad.

22. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales son tratados por VKTORIA para las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de contacto, cotización e información sobre los servicios.
• Estructurar propuestas comerciales personalizadas a partir de la información del brief y discovery.
• Ejecutar, gestionar y dar seguimiento a los proyectos contratados.
• Cumplir obligaciones contractuales, contables, tributarias, legales y regulatorias.
• Realizar facturación, recaudo, gestión de cartera y cobro.
• Enviar comunicaciones operativas, informativas, comerciales y de marketing relacionadas con los servicios de VKTORIA, siempre que medie autorización del titular.
• Realizar análisis estadísticos internos, mejorar la oferta de servicios y la experiencia del Usuario.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales y administrativas competentes.
• Prevenir fraudes y proteger la seguridad de la información.

23. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

La autorización para el tratamiento de datos personales se obtiene mediante: (i) el diligenciamiento y envío voluntario de los formularios de contacto, brief o cualquier formulario habilitado en el portal vktoria.co; (ii) la suscripción de propuestas comerciales que incorporen referencia expresa a la presente política; (iii) la realización de abonos, transferencias o pagos a favor de VKTORIA en el marco de un proyecto; o (iv) cualquier otra manifestación inequívoca del titular que permita concluir razonablemente su consentimiento.

Previo al diligenciamiento de los formularios, el titular tendrá acceso visible al aviso de privacidad y al enlace de la presente política, y deberá aceptar de manera expresa el tratamiento de sus datos. La aceptación se conservará como soporte probatorio.

24. DERECHOS DEL TITULAR

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

25. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS

El titular podrá ejercer sus derechos remitiendo solicitud escrita al correo electrónico datos@vktoria.co, indicando: (i) nombre completo y documento de identidad; (ii) descripción precisa de la solicitud (consulta, actualización, rectificación, supresión, revocatoria); (iii) dirección de notificación física o electrónica; (iv) documentos que soporten la solicitud, cuando aplique.

VKTORIA atenderá las solicitudes en los siguientes términos legales:

• Consultas: máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos: máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales, contados desde el día siguiente a la recepción del reclamo completo.

Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes para que la subsane. Transcurridos dos (2) meses sin subsanación se entenderá desistida.

26. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

VKTORIA implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, incluyendo:

• Control de acceso por roles a sistemas internos y repositorios.
• Cifrado en tránsito (TLS) para comunicaciones por el portal y canales corporativos.
• Almacenamiento en infraestructuras cloud con estándares internacionales de seguridad.
• Acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y proveedores.
• Backups y políticas de retención conforme a la presente política.
• Capacitación interna en protección de datos.

No obstante lo anterior, ninguna medida de seguridad es infalible. VKTORIA no será responsable por incidentes derivados de fuerza mayor, caso fortuito, ataques cibernéticos sofisticados que excedan los estándares razonables de la industria, o de actuaciones del propio titular o de terceros ajenos a la organización.

27. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

VKTORIA podrá compartir datos personales con terceros encargados del tratamiento (proveedores de servicios cloud, herramientas de gestión de proyectos, plataformas de comunicación, software contable, pasarelas de pago) en la medida estrictamente necesaria para la ejecución de los proyectos y operaciones, mediando contratos de transmisión que garanticen el cumplimiento de la normativa aplicable.

Algunas de estas plataformas pueden encontrarse fuera del territorio colombiano. La aceptación de la presente política implica la autorización para tales transferencias internacionales, las cuales se realizarán cumpliendo los estándares exigidos por la legislación colombiana.

28. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales serán conservados por VKTORIA durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y, en todo caso, por un período de cinco (5) años contados a partir de la finalización de la relación comercial con el Cliente o titular, en cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y legales aplicables.

Cumplido dicho término, los datos serán objeto de supresión segura, salvo aquellos casos en que una norma legal o requerimiento de autoridad competente exija su conservación por un plazo mayor.

29. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El portal vktoria.co utiliza cookies técnicas y de análisis para garantizar el correcto funcionamiento del sitio, recordar preferencias del Usuario y obtener estadísticas anónimas de navegación. El Usuario puede configurar su navegador para rechazar el uso de cookies, sin perjuicio de que algunas funcionalidades puedan verse afectadas.

30. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales rige a partir del 27 de abril de 2026 y permanecerá vigente mientras VKTORIA realice operaciones de tratamiento de datos. Cualquier modificación será publicada en el portal vktoria.co; los cambios sustanciales que afecten las finalidades autorizadas serán comunicados al titular y, cuando corresponda, requerirán nueva autorización.

DISPOSICIONES FINALES

El presente documento constituye la totalidad del acuerdo entre VKTORIA GROUP S.A.S. y el Usuario o Cliente respecto de las materias que regula, y prevalece sobre cualquier comunicación, propuesta o acuerdo verbal previo o concurrente, salvo aquellas estipulaciones específicas pactadas en propuestas comerciales suscritas, las cuales se entenderán complementarias.

Para constancia, el presente documento se publica en el portal vktoria.co, donde permanecerá disponible para consulta de cualquier interesado.

VKTORIA GROUP S.A.S.

NIT 902.023.607-1

Cali, Valle del Cauca — Colombia

Versión 1.0 — Vigente desde el 27 de abril de 2026