VKTORIA GROUP S.A.S. (en adelante también denominada “VKTORIA”, “la Compañía”, “la Agencia” o “el Prestador”), sociedad por acciones simplificada legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902.023.607-1, con domicilio principal en la Avenida 3EN # 59-130, Conjunto Quintas de Toledo, Cali, Valle del Cauca, representada legalmente por el señor BRYAN ALEXANDER CAÑÓN ROJAS, identificado con cédula de ciudadanía número 1.144.044.081, expide el presente documento con el propósito de establecer el marco regulatorio aplicable al uso del portal web vktoria.co, a la prestación de sus servicios profesionales y al tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de su objeto social.

El presente documento constituye un acuerdo legalmente vinculante entre VKTORIA y toda persona natural o jurídica que: (i) acceda, navegue o utilice el portal web vktoria.co; (ii) diligencie formularios de contacto, brief o cualquier otro mecanismo de captura de información; (iii) contrate o solicite cotización de los servicios profesionales ofrecidos por la Compañía; o (iv) suministre datos personales por cualquier medio.

La aceptación de los presentes términos se entiende otorgada de manera expresa al diligenciar formularios, suscribir propuestas comerciales, realizar abonos a cuenta de proyectos, o de manera tácita al hacer uso continuado del portal web. Quien no esté de acuerdo con lo aquí dispuesto deberá abstenerse de utilizar los servicios y el portal.

MARCO NORMATIVO APLICABLE

El presente documento se rige por la legislación colombiana, en especial por las siguientes normas: Constitución Política de Colombia; Código Civil y Código de Comercio; Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor); Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (Régimen General de Protección de Datos Personales); Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico y Firmas Digitales); Ley 23 de 1982 y Decisión Andina 351 de 1993 (Derechos de Autor); Ley 256 de 1996 (Competencia Desleal); y demás normas concordantes y complementarias.

DEFINICIONES

Cliente: persona natural o jurídica que contrata cualquiera de los servicios prestados por VKTORIA mediante la suscripción de propuesta comercial, orden de servicio o realización de abono inicial.

Usuario: persona natural o jurídica que accede al portal web vktoria.co con o sin fines de contratación.

Proyecto: conjunto de actividades, entregables y servicios pactados entre VKTORIA y el Cliente, documentados en propuesta comercial aceptada.

Brief: documento o formulario mediante el cual el Cliente o prospecto suministra a VKTORIA la información necesaria para estructurar una propuesta de servicios.

Discovery: reunión o serie de reuniones de descubrimiento técnico y comercial sostenidas entre VKTORIA y el prospecto o Cliente, orientadas a comprender el alcance del proyecto.

Hito: etapa contractualmente definida del proyecto cuya finalización dispara una obligación de pago por parte del Cliente.

Canal Oficial: se entiende como tal el correo electrónico corporativo registrado en la propuesta comercial, siendo este el único medio con plena validez probatoria para efectos contractuales. Los demás canales (WhatsApp, llamadas telefónicas, reuniones virtuales) tienen carácter complementario y no oficializan acuerdos por sí solos.

LÍNEAS DE SERVICIO

VKTORIA presta servicios profesionales en las siguientes tres (3) líneas, a las cuales aplica integralmente el presente documento:

• Consultoría técnica en transformación digital.
• Procesos de automatización con Inteligencia Artificial.
• Desarrollo de software a medida bajo demanda.

SECCIÓN I — POLÍTICAS DE CANCELACIÓN

La presente sección regula las causales y efectos de la terminación, suspensión o cancelación de los proyectos y servicios contratados con VKTORIA, ya sea por voluntad de las partes o por causales objetivas previamente definidas.

1. ESQUEMA GENERAL DE PAGOS

Como condición previa al inicio de cualquier proyecto, el Cliente deberá realizar un anticipo conforme al siguiente esquema:

• Proyectos cuyo valor total sea igual o inferior a diez millones de pesos colombianos (COP $10.000.000): anticipo del cincuenta por ciento (50%) del valor total.
• Proyectos cuyo valor total supere los diez millones de pesos colombianos (COP $10.000.000): anticipo del treinta por ciento (30%) del valor total.

Los pagos subsiguientes se efectuarán contra la entrega y aprobación de hitos previamente definidos en la propuesta comercial. El pago final, equivalente al saldo pendiente, se realizará contra entrega del proyecto culminado.

Las fechas máximas de pago de cada hito quedarán expresamente consignadas en la propuesta comercial aceptada por el Cliente, y constituyen plazo perentorio.

2. CANCELACIÓN POR ABANDONO DEL PROYECTO POR PARTE DEL CLIENTE

2.1. Definición de abandono

Se entenderá que un proyecto ha sido abandonado por el Cliente cuando, habiendo sido requerido formalmente por VKTORIA mediante el Canal Oficial (correo electrónico) para suministrar información, validar entregables, aprobar avances o continuar con el desarrollo, transcurran tres (3) meses calendario consecutivos sin recibir respuesta efectiva por parte del Cliente.

El cómputo del término inicia desde la última comunicación efectiva del Cliente recibida por VKTORIA a través de cualquiera de los canales habilitados, o desde el primer requerimiento formal sin respuesta, según ocurra más recientemente.

2.2. Procedimiento de notificación previa

Antes de declarar formalmente el abandono y proceder al cierre unilateral, VKTORIA realizará dos (2) intentos formales de comunicación a través del Canal Oficial, así:

• Primer requerimiento: a los treinta (30) días calendario contados desde la última comunicación efectiva del Cliente.
• Segundo y último requerimiento: a los sesenta (60) días calendario contados desde la última comunicación efectiva del Cliente, advirtiendo expresamente sobre la inminencia del cierre por abandono.

Cumplidos los tres (3) meses sin respuesta tras el segundo requerimiento, VKTORIA quedará facultada para declarar el abandono y proceder al cierre unilateral del proyecto, lo cual será notificado al Cliente por el Canal Oficial.

2.3. Efectos del cierre por abandono

Declarado el abandono, se producirán los siguientes efectos de manera automática:

• Cierre unilateral, definitivo e irrevocable del proyecto por parte de VKTORIA.
• Pérdida total e irrevocable de los abonos y pagos realizados hasta la fecha por concepto del proyecto, los cuales se entenderán causados como contraprestación del trabajo ejecutado y los recursos comprometidos.
• Imposibilidad de retomar el proyecto en el futuro bajo las mismas condiciones contractuales. Cualquier reactivación requerirá la suscripción de una nueva propuesta comercial con tarifas, alcance y condiciones vigentes al momento de la nueva contratación.
• Inexistencia de derecho a reembolso, indemnización o compensación de cualquier naturaleza a favor del Cliente.

2.4. Entrega de material producido

Todo el material, código fuente, diseño, documentación o entregable parcial producido por VKTORIA hasta la fecha del cierre, que se encuentre cubierto por los abonos efectivamente realizados por el Cliente, será puesto a disposición de este como justificación de los pagos generados, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la declaratoria de abandono.

En el evento en que los abonos realizados no alcancen a cubrir el valor del trabajo ejecutado a la fecha del cierre, los entregables permanecerán retenidos por VKTORIA hasta tanto las partes lleguen a un acuerdo sobre el saldo adeudado o, en su defecto, se resuelva la controversia conforme a la cláusula de solución de conflictos prevista en este documento.

3. CANCELACIÓN POR INCUMPLIMIENTO ECONÓMICO DEL CLIENTE

3.1. Mora del Cliente

Se entiende que el Cliente se encuentra en mora cuando no efectúa el pago de un hito o saldo pendiente dentro de la fecha máxima establecida en la propuesta comercial aceptada.

Desde el primer día de mora se causarán intereses moratorios calculados a la tasa máxima legal vigente certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, los cuales se aplicarán sobre el saldo adeudado hasta el momento de su efectivo pago.

3.2. Bloqueo del proyecto a los quince (15) días de mora

Transcurridos quince (15) días calendario contados a partir de la fecha máxima de pago sin que el Cliente haya regularizado su obligación, VKTORIA procederá al bloqueo total del proyecto, el cual implica:

• Suspensión inmediata e integral de todas las actividades de desarrollo, consultoría o ejecución.
• Suspensión de accesos a entornos técnicos, repositorios, paneles administrativos, plataformas de prueba y cualquier otro recurso facilitado por VKTORIA.
• Paralización de comunicaciones operativas hasta tanto se regularice el pago.
• Reanudación únicamente previa cancelación íntegra del saldo adeudado, incluidos los intereses moratorios causados.

El bloqueo no exonera al Cliente de sus obligaciones económicas pendientes ni suspende el cómputo de los intereses moratorios.

3.3. Terminación unilateral a los treinta (30) días de mora

Transcurridos treinta (30) días calendario contados desde la fecha máxima de pago sin que el Cliente haya regularizado su obligación, VKTORIA quedará facultada para declarar la terminación unilateral del proyecto por incumplimiento de las condiciones administrativas, sin necesidad de declaración judicial previa, conforme al artículo 870 del Código de Comercio.

3.4. Efectos de la terminación por incumplimiento

• Los pagos realizados hasta la fecha por el Cliente se entenderán causados a favor de VKTORIA como contraprestación del trabajo efectivamente ejecutado y los recursos comprometidos, sin derecho a reembolso de ninguna naturaleza.
• Los entregables producidos hasta la fecha que se encuentren efectivamente cubiertos por los pagos realizados serán entregados al Cliente dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la terminación, previa solicitud formal por parte del mismo.
• Los entregables que excedan el valor cubierto por los pagos realizados quedarán retenidos por VKTORIA hasta el pago íntegro del saldo adeudado y los intereses moratorios.
• VKTORIA conservará el derecho de cobrar judicial o extrajudicialmente los saldos pendientes, intereses moratorios y costos asociados a la gestión de cobro.
• La propiedad intelectual sobre todos los entregables permanecerá en cabeza de VKTORIA hasta la cancelación íntegra del valor pactado.

4. CANCELACIÓN POR VOLUNTAD DEL CLIENTE

El Cliente podrá solicitar la cancelación voluntaria de un proyecto en curso mediante comunicación formal remitida por el Canal Oficial. En tal caso:

• Los pagos realizados hasta la fecha no serán reembolsables y se entenderán causados como contraprestación del trabajo ejecutado.
• VKTORIA emitirá un corte de cuenta indicando el porcentaje de avance del proyecto. Si el avance ejecutado supera el monto pagado, el Cliente deberá cancelar la diferencia para acceder a los entregables correspondientes.
• La cancelación voluntaria no genera derecho a reembolso de anticipos.

5. CANCELACIÓN POR FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO

Las partes quedarán exoneradas del cumplimiento de sus obligaciones, sin lugar a indemnización ni penalización, cuando concurran circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito en los términos del artículo 64 del Código Civil colombiano, incluyendo de manera enunciativa y no taxativa: catástrofes naturales, pandemias declaradas por autoridad competente, conmoción interior, actos de autoridad, fallas masivas de infraestructura de internet, ataques cibernéticos a infraestructura crítica de terceros, interrupciones prolongadas de servicios de proveedores cloud, o cualquier hecho imprevisible e irresistible que impida la ejecución normal del proyecto.

La parte afectada deberá notificar la circunstancia a la otra dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su ocurrencia. Los plazos contractuales se suspenderán por el tiempo que dure el evento, y se reanudarán automáticamente una vez cese.

Si la causa de fuerza mayor o caso fortuito se prolonga por más de noventa (90) días calendario, cualquiera de las partes podrá dar por terminado el contrato sin penalización, procediéndose a la liquidación conforme a las reglas de la cancelación voluntaria.

6. CANCELACIÓN POR CAUSAS ATRIBUIBLES A VKTORIA

En el evento en que VKTORIA incurra en demoras significativas no justificadas, atribuibles exclusivamente a causas internas y no derivadas de fuerza mayor, hechos del Cliente o terceros, el Cliente podrá:

• Solicitar formalmente, por el Canal Oficial, un plan de remediación, el cual deberá ser presentado por VKTORIA dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.
• Si VKTORIA no presenta plan de remediación o incumple el plan aprobado, el Cliente podrá solicitar la terminación del contrato, en cuyo caso VKTORIA reembolsará al Cliente el valor proporcional correspondiente al trabajo no ejecutado.

En ningún caso VKTORIA será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio o daños a terceros, conforme a la cláusula de limitación de responsabilidad prevista en la Sección II del presente documento.

DISPOSICIONES FINALES

El presente documento constituye la totalidad del acuerdo entre VKTORIA GROUP S.A.S. y el Usuario o Cliente respecto de las materias que regula, y prevalece sobre cualquier comunicación, propuesta o acuerdo verbal previo o concurrente, salvo aquellas estipulaciones específicas pactadas en propuestas comerciales suscritas, las cuales se entenderán complementarias.

Para constancia, el presente documento se publica en el portal vktoria.co, donde permanecerá disponible para consulta de cualquier interesado.

VKTORIA GROUP S.A.S.

NIT 902.023.607-1

Cali, Valle del Cauca — Colombia

Versión 1.0 — Vigente desde el 27 de abril de 2026